OMNES Éducation — Harmonisation des programmes & budgets

Rôle : Consultant développeur VBA / SQL senior

En renfort de la direction des programmes et du contrôle de gestion groupe, j'ai repris un projet stratégique pour aligner les différentes écoles du groupe sur un même référentiel pédagogique et budgétaire. Objectif : transformer un mille-feuille de fichiers Excel en un socle commun harmonisé, consolidé et pilotable.

Structuration pédagogique assistée

Cette brique centrale constitue le socle du dispositif. Chaque école y définit la structure de ses programmes : matières, UEP, volumes horaires par modalité (synchrone, asynchrone, autonomie, évaluation, stage, etc.). Des contrôles de cohérence assurent la conformité avec le référentiel groupe et les exigences réglementaires. La barre d’outils, simple et ergonomique, guide la saisie : ajout de modules, suppression, validation finale.

Fonctionnalités clés

• Interface de saisie ergonomique et assistée permettant la construction de programmes d’études conformes.
• Contrôles en ligne sur volumes horaires, les prérequis réglementaires et la gestion des crédits ECTS.
• Validation et synchronisation automatique vers la base centrale (Access dans 1er temps, puis SQL Server).

Maquette pédagogique et valorisation budgétaire

À partir des structures pédagogiques validées, chaque campus dispose d’une maquette opérationnelle par famille de programmes (Grande École, MSc, Bachelor, etc.). Les équipes y renseignent les activités, effectifs prévisionnels, volumes horaires et coûts associés afin d’obtenir une estimation budgétaire consolidée. Les contrôles automatiques garantissent la conformité avec les réglementations et référentiels groupe, tout en laissant une marge d’adaptation locale sous validation. Auparavant, ce processus était manuel et fastidieux.

Fonctionnalités clés

• Consolidation automatique des données structurelles et budgétaires par campus.
• Respect des cadres réglementaires (RNCP, financement, certifications).
• Contrôles intégrés et possibilité d’ajustement encadré des contenus.
• Réduction significative du temps de traitement par rapport au processus manuel antérieur.

Accompagnement du changement embarqué

Une documentation est directement intégrée aux outils pour faciliter la prise en main par les utilisateurs. L'aide est intégrée soit par un onglet dédié, soit via des info-bulles contextuelles.

Tableaux de bord pour le pilotage du processus

Des tableaux de bord automatisés permettent le suivi de l’avancement du processus. Les données sont directement extraites de la base de données. Les segments permettent de cibler tout ou partie du périmètre pour cibler les retards potentiels.

• Statuts temps réel issus de la base SQL
• Indicateurs d’activité par établissement et par rôle
• Exports instantanés pour les comités hebdomadaires

Analyse des usages et amélioration continue

Un monitoring dédié observe l’exploitation des fonctionnalités, détecte les irritants et alimente le plan d’amélioration continue DevOps.

• Mesure des actions par type d’utilisateur
• Identification des modules les moins utilisés et nécessitant un accompagnement renforcé
• Détection des chutes de performance et des goulots d’étranglement
• Alertes sur les comportements à risque (copie locale, macros désactivées)

Mise à disposition via Power BI

Des tableaux de bord sont déployés par le canal Power BI pour la consultation par la direction. Ils permettent le suivi de l'avancement du processus et contrôle de l'harmonisation nationale des programmes. Conçu comme un démonstrateur, il préfigure le déploiement d’un outil groupe de pilotage et de reporting unifié.

Synthèse pour la direction des programmes

Les maquettes pédagogiques validées sont agrégées automatiquement dans une vue consolidée couvrant tous les campus et familles de programmes. Cette synthèse permet à la direction des programmes de suivre en temps réel les volumes horaires, effectifs prévisionnels, les coûts d’enseignement et les écarts budgétaires par rapport aux objectifs du groupe. L’arborescence hiérarchique offre une lecture claire par école, campus tout en permettant l'accès direct aux données détaillées. La génération de cette vue ne prend que quelques secondes.

• Consolidation instantanée des données multi-campus.
• Analyse globale des coûts, volumes horaires et écarts.
• Support décisionnel pour l’ajustement des politiques pédagogiques et budgétaires.

Synthèse consolidée pour le contrôle de gestion

Les données consolidées des maquettes pédagogiques sont croisées avec les budgets du contrôle de gestion afin d’identifier les écarts entre prévisions et réalisations. La réconciliation intègre les hypothèses d’effectifs (nouveaux entrants, redoublants, abandons) et restitue une vue homogène entre services. Ce travail transversal renforce la cohérence entre les processus pédagogiques et financiers, tout en fiabilisant les reportings consolidés.

• Comparaison automatique entre maquettes et budgets validés CdG.
• Analyse des écarts par école, campus et scénario d’effectifs.
• Consolidation pédagogique et financière au niveau groupe.

Rapprochement de référentiels – continuité assurée entre systèmes

Pour pallier le retard du projet Newton (Salesforce) et éviter une ressaisie complète des données, un outil de matching automatisé a été développé. Il compare et rattache les programmes des campagnes successives entre Excel et Newton, en s’appuyant sur des clés uniques et des contrôles de cohérence. Cette approche a permis d’assurer la reprise des données, de fiabiliser le référentiel et de maintenir la continuité opérationnelle entre deux systèmes en transition.

• Alignement automatique entre les programmes Excel et le référentiel Salesforce (Newton).
• Génération de clés uniques et levée des incohérences.
• Sécurisation de la transition et conservation de l’historique des données.